Il flusso di lavoro in PostOfficeManager

PostOfficeManager è un sistema di gestione del flusso di lavoro all'interno di una agenzia di poste private. Il concetto fondamentale che sta alla base di PostOfficeManager è la lavorazione. Per lavorazione si intende una raccomandata, un pacco, una semplice lettera o quant'altro l'agenzia debba trattare.

In PostOfficeManager le lavorazioni vengono gestite tramite passi. Ogni passo può concludersi con la generazione di uno o più documenti cartacei, contenenti i dati che verranno utilizzati nei passi successivi.

PostOfficeManager permette anche la coordinazione delle lavorazioni tra più agenzie appartenenti allo stesso franchising (multi-agenzia). In questo caso sarà possibile assegnare una lavorazione ad un'altra agenzia e seguirne l'avanzamento del lavoro.

Nei prossimi paragrafi vedremo in dettaglio le fasi di lavorazione ed i passi operativi per la gestione di una lavorazione sia nel caso di una singola agenzia e sia in quello multi-agenzia.

Fasi di lavorazione

Durante il cicli di vita di una lavorazione questa passa per diverse fasi. Di seguito un elenco delle stesse con una breve descrizione.

• Pre-accettata: Si trovano in questa fase le lavorazioni assegnate da un'agenzia ad un'altra che non sono ancora state fisicamente consegnate alla seconda agenzia. Una lavorazione è in fase pre-accettata quando la prima agenzia genera una Distinta di partenza con una lavorazione assegnata ad una seconda agenzia
• Accettata: Si trovano in questa fase le lavorazioni inserite in una Distinta di partenza la cui destinazione è all'interno della zona di competenza territoriale dell'agenzia che ha generato la Distinta, oppure le lavorazioni prese in carico da una seconda agenzia (fase successiva alla pre-accettazione)
• Assegnata: Si trovano in questa fase le lavorazioni assegnate ad un postino per la consegna o ad un'altra agenzia.
• Consegnata: In questa fase le lavorazioni sono state consegnate.
• Non consegnata: In questa fase le lavorazioni non sono potute essere consegnate. E' possibile specificare la motivazione della mancata consegna, e lo stato della lavorazione.
• Rimessa a P.I.: In questa fase vi sono tutte le lavorazioni non coperte dalla/e agenzie e quindi assegnate a Poste Italiane per la consegna.
• Ricevuta di ritorno arrivata da un'altra agenzia: In questa fase è stata restituita dalla seconda agenzia incaricata alla consegna la ricevuta di ritorno, che non è stata però ancora consegnata al cliente
• Ricevuta di ritorno consegnata al cliente: E' l'ultima fase della lavorazione. In questa fase la ricevuta è stata consegnata al cliente.

Lavorazione su singola agenzia

Di seguito sono elencati i passi necessari alla gestione di una lavorazione su singola agenzia:

1. Creazione di una Distinta di partenza
2. Assegnazione di una o più lavorazioni ad un postino
3. Immissione degli esiti della lavorazione
4. Restituzione al cliente dell'eventuale ricevuta di ritorno
5. Fatturazione della lavorazione

Nei prossimi paragrafi verranno affrontati i singoli passi.        

Creazione di una Distinta di partenza

Le Distinte di partenza contengono una o più lavorazioni, queste ultime accomunate dal fatto di avere tutte un unico mittente. Quindi ogni Distinta di partenza ha un mittente e una o più lavorazioni ognuna con il suo destinatario. Ad ogni lavorazione viene assegnato un codice a barre che servirà per il tracciamento della lavorazione stessa.

Assegnazione di una o più lavorazioni ad un postino

Le lavorazioni presenti in una o più Distinte di partenza devono essere assegnate ad uno o più postini per l'effettiva consegna delle stesse. In PostOfficeManager viene generato un apposito documento, chiamato Distinta corriere, che contiene tutte le informazioni sulle lavorazioni che il postino dovrà consegnare.

Immissione degli esiti della lavorazione

Finite le consegne viene inserito nel sistema l'esito delle lavorazioni. In generale una lavorazione può essere consegnata o non consegnata. E' possibile specificare informazioni addizionali per i due esiti descritti.

Restituzione al cliente dell'eventuale ricevuta di ritorno

Questa è una fase opzionale della lavorazione, e viene gestita come vengono gestiti gli esiti.

Fatturazione della lavorazione

In questa fase viene generata la fattura per il cliente.

Lavorazioni multi-agenzia

Di seguito sono elencati i passi necessari alla gestione di una lavorazione multi-agenzia:

1. Creazione di una Distinta di partenza
2. Assegnazione di una o più lavorazioni ad un'altra agenzia.
3. Presa in consegna delle lavorazioni da parte dell'altra agenzia
4. Gestione delle lavorazioni da parte della seconda agenzia.
5. Restituzione alla prima agenzia dell'eventuale ricevuta di ritorno
6. Fatturazione della lavorazione

Nei prossimi paragrafi verranno affrontati i singoli passi.

Creazione di una Distinta di partenza

Le Distinte di partenza multi-agenzia vengono create nello stesso modo in cui vengono create quelle su singola agenzia. PostOfficeManager provvederà automaticamente ad assegnare all'agenzia di competenza territoriale la lavorazione. 

Assegnazione di una o più lavorazioni ad un'altra agenzia

Le lavorazioni presenti in una o più Distinte di partenza devono essere assegnate ad una o più agenzie, o possono essere assegnate ai propri postini nel caso queste siano indirizzate ad una zona di competenza dell'agenzia di partenza. In PostOfficeManager viene generato un apposito documento, chiamato Distinta corriere, che contiene tutte le informazioni sulle lavorazioni che il postino dovrà consegnare.

Presa in consegna delle lavorazioni da parte dell'altra agenzia

La seconda agenzia, al ricevimento delle lavorazioni, le marca come accettate.

Gestione delle lavorazioni da parte della seconda agenzia

Le lavorazioni a questo punto vengono gestite come se fossero lavorazioni postalizzate direttamente dalla seconda agenzia. Viene quindi fatta una Distinta corriere per il postino e successivamente inserito un esito di consegna.

Restituzione alla prima agenzia dell'eventuale ricevuta di ritorno

Viene gestita allo stesso modo della restituzione della ricevuta al cliente.

Fatturazione della lavorazione

In questa fase viene generata la fattura per il cliente.

Diagramma con tutte le possibili fasi

Nel diagramma sottostante sono elencate tutte le possibili combinazioni di passaggi nelle fasi di una lavorazione. Nel caso in cui la postalizzazione sia stata fatta in un Punto Posta si partirà da . Se la postalizzazione è stata fatta direttamente dall'agenzia di partirà da .

• Percorso : lavorazione consegnata con vettore postino.
• Percorso : lavorazione non consegnata con vettore postino.
• Percorso : lavorazione consegnata con vettore postino e giacenza in un Punto Posta.
• Percorso : lavorazione non consegnata con vettore postino e giacenza in un Punto Posta.
• Percorso : lavorazione consegnata con vettore un'altra agenzia del Dominio.
• Percorso : lavorazione non consegnata con vettore un'altra agenzia del Dominio.
• Percorso : lavorazione consegnata con vettore un'altra agenzia del Dominio ed eventuale giacenza in un Punto Posta dell'agenzia vettore.
• Percorso : lavorazione non consegnata con vettore un'altra agenzia del Dominio e giacenza in un Punto Posta dell'agenzia vettore.
• Percorso : lavorazione consegnata con vettore un corriere esterno.